Factuur sturen als particulier — mag dat?
Je hebt een klus gedaan voor iemand en wilt betaald worden. Maar je hebt geen KvK-nummer. Mag je dan een factuur sturen? Kort antwoord: nee, maar er is een alternatief. Op deze pagina lees je precies hoe het zit.
Factuur vs. kwitantie — het verschil
Veel mensen gebruiken de woorden “factuur” en “kwitantie” door elkaar, maar juridisch is er een belangrijk verschil:
| Factuur | Kwitantie | |
|---|---|---|
| KvK-inschrijving nodig? | Ja, verplicht | Nee |
| BTW rekenen? | Ja (tenzij KOR/vrijstelling) | Nee, niet toegestaan |
| Wettelijk document? | Ja, belastingdocument | Ja, betalingsbewijs |
| Wie mag het opstellen? | Ondernemers | Iedereen (ook particulieren) |
| BTW aftrekbaar voor ontvanger? | Ja | Nee |
Wanneer mag je wél een factuur sturen?
Je mag een officiële factuur sturen zodra je ingeschreven staat bij de KvK. Als particulier zonder KvK-nummer mag je dat niet. Je hebt dan twee opties:
Stuur een kwitantie
Geldig betalingsbewijs, zonder KvK-nummer en zonder BTW
Schrijf je in bij de KvK
Kost eenmalig € 85,15. Daarna mag je officiële facturen sturen
Hoe stel je een kwitantie op?
Een kwitantie is eenvoudiger dan een factuur, maar er zijn wel een paar dingen die erop moeten staan:
Je volledige naam en adres
Naam en adres van de ontvanger
Datum van de kwitantie
Omschrijving van de geleverde dienst of het product
Het totaalbedrag (zonder BTW!)
Je bankrekening (IBAN)
Let op: op een kwitantie mag je géén BTW vermelden. Doe je dat toch, dan kan de Belastingdienst de BTW bij jou naheffenook al ben je geen ondernemer.
Particulier factureert aan een bedrijf
Dit komt vaker voor dan je denkt: je helpt een bedrijf met een klus en ze vragen om een factuur voor hun administratie. Maar als particulier kun je geen officiële factuur sturen.
Wat je wel kunt doen:
- •Stuur een kwitantie — de meeste bedrijven accepteren dit als onderbouwing
- •Het bedrijf kan de BTW niet aftrekken (want jij brengt geen BTW in rekening)
- •Bij grotere opdrachten: overweeg om je in te schrijven bij de KvK
Mag je als particulier BTW rekenen?
Nee. Als particulier zonder KvK-inschrijving mag je geen BTW in rekening brengen. BTW heffen mag alleen als je bij de Belastingdienst bent aangemeld als ondernemer voor de omzetbelasting.
Vermeld je toch BTW op een kwitantie? Dan kan de Belastingdienst die BTW bij je naheffenook al heb je die BTW-aangifte nooit ingediend. Dit is een veelgemaakte fout.
Wil je weten hoe BTW berekenen werkt? Bekijk onze BTW calculator.
Wanneer moet je je toch inschrijven bij de KvK?
De Belastingdienst hanteert géén harde omzetgrens. In plaats daarvan kijken ze naar drie criteria:
Structureel
Je doet het niet eenmalig, maar regelmatig
Winstoogmerk
Je doet het om geld te verdienen, niet als vrijwilligerswerk
Deelname aan het economisch verkeer
Je biedt je diensten aan het publiek aan (niet alleen aan vrienden)
Voldoe je aan deze criteria? Dan ben je verplicht je in te schrijven. Dat kost eenmalig € 85,15 en kan online via kvk.nl. Lees hier meer over facturen sturen zonder KvK.
Direct je factuur of kwitantie maken
Heb je wél een KvK-nummer? Dan maak je met factuurtjesturen.nl in 4 stappen een professionele factuur. Gratis, zonder abonnement.